Acreditaciones y inscripción para expositores

Al contacto principal de su empresa se le asigna automáticamente acceso de administrador. Los administradores pueden:
✔ Registrar al personal del stand
✔ Comprar acreditaciones adicionales
✔ Gestionar los permisos de escaneo de contactos de Visit Connect

Solo se puede asignar un administrador a la vez.

Si necesita cambiar de administrador, envíenos el nombre, el cargo, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de la persona, y nosotros lo actualizaremos por usted.

Otorga privilegios de administrador a cualquier miembro registrado del equipo para: 

• Inscribir a más personal

• Comprar insignias adicionales

• Gestionar clientes potenciales

Cómo asignar permisos de administrador: 
Si el miembro ya está registrado, haz clic en «Editar» en su perfil, selecciona «Permisos» → «Permisos de administrador»

El acceso al portal de inscripción para expositores se realiza a través de un sistema de inicio de sesión seguro. Así es como funciona:

1. Reciba su correo electrónico de inicio de sesión
El administrador asignado recibirá un correo electrónico de [email protected] (plataforma Visit Connect). Este correo incluye su enlace de inicio de sesión único.

Compruebe su bandeja de entrada y la carpeta de correo no deseado. Si no encuentra el correo electrónico, pida a su equipo de TI que añada a la lista blanca (apruebe) la dirección de no respuesta y compruebe si hay retrasos internos.

2. Haga clic en el enlace de inicio de sesión seguro
Haga clic en el enlace del correo electrónico para abrir su portal de registro de expositores.
Le recomendamos que guarde este enlace, ya que lo volverá a utilizar para acceder en el futuro.

3. Introduzca su código de verificación

• Por motivos de seguridad, el sistema utiliza la verificación en dos pasos.
• Se enviará un código de verificación a tu dirección de correo electrónico registrada.
• Introduce este código en el portal para completar el inicio de sesión.

 
4. Accede al panel de control de tu portal

Una vez que hayas iniciado sesión, podrás gestionar todo lo relacionado con tu participación.

• Abre la pestaña «Equipo»

• Haz clic en «Añadir personal» para registrar cada acreditación de expositor por separado

1. Ve a Equipo → Añadir personal → Importar personal

2. Ve a la pestaña «Descargas» y descarga la plantilla de Excel para importar datos del personal.

3. En la pestaña «Personal», rellena todos los campos obligatorios:

• Nombre

• Apellido

• Correo electrónico de la empresa

• Empresa (Marca)

• Cargo

• País

• Función

Importante:

• Utiliza direcciones de correo electrónico profesionales únicas

• Asegúrate de que dispones de suficientes insignias asignadas

• No elimines ni renombres ninguna columna o pestaña

• Guarda y cierra el archivo antes de subirlo

• No rellenes el campo «Prefijo del apellido», ya que podría generar apellidos duplicados en las tarjetas de identificación.

Cómo subir el archivo:

1. Ve a Equipo → Añadir personal → Importar personal

2. Sube la plantilla de Excel del personal ya cumplimentada (guardada en tu escritorio).

3. Haz clic en «Importar».

4. Nota: No se enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación al personal importado de forma masiva; no obstante, enviaremos códigos QR para recoger las acreditaciones cuando se acerque la fecha del evento.

5. Los administradores pueden descargar todos los códigos QR de una sola vez más adelante

La cantidad que se te ha asignado aparece en la parte superior de la página del equipo.

Para comprar más:
Ve a Equipo → Acciones → Pedir más insignias

Elige:

• Representante de expositor (tarifa reducida), o

• Inscripción como visitante (tarifa reducida)

Notas adicionales sobre las insignias

• El pago solo se puede realizar con tarjeta de crédito

• Las acreditaciones adicionales para expositores se ofrecen a un precio fijo con descuento

• No hay fecha límite para la compra

• Registra todas las insignias asignadas antes de comprar más

• Los números de teléfono deben comenzar por «+» seguido del código del país (sin espacios ni guiones).

Hay dos formas de utilizar las entradas para invitados:

1. Entradas para invitados compradas (registro manual)
Compra entradas con descuento para invitados destinadas a tu red de clientes. Estas entradas deben comprarse antes de poder ofrecérselas a los clientes.

2. Enlace de descuento para invitados (autoregistro)
Envía un enlace único para invitados a tus contactos para que se registren ellos mismos con la tarifa reducida.

Entradas de invitado compradas (registro manual)

• Para comprar entradas con descuento para invitados, haz clic en «Equipo» → «Acciones» → «Solicitar más acreditaciones»

• Una vez realizada la compra, registra a los invitados a través de: Equipo → Añadir personal → Registrar visitante

• Una vez que introduzcas los datos del invitado, este recibirá automáticamente un correo electrónico de invitación y, en cuanto rellene el formulario, una confirmación inmediata. No es necesario que hagas nada más.

• NO utilice las entradas para visitantes para el personal: los visitantes no tienen acceso durante el horario reservado a los expositores.

 
Enlace de descuento para invitados (autoinicio de sesión)

• Utiliza el enlace exclusivo de tu empresa para invitar a visitantes y dar a conocer tu participación.

• Ve a Invitados → Enlaces de registro → URL predeterminada

• Copia y comparte este enlace único con tus invitados para que puedan disfrutar de un descuento sobre el precio actual de la entrada para visitantes

• Los asistentes deben utilizar este enlace para registrarse y pagar a fin de beneficiarse del descuento (hasta un 25 % sobre el precio actual de la entrada).

• Todos los invitados que se registren a través de tu enlace aparecerán en tu lista de invitados para que puedas hacer un seguimiento fácilmente.

• NO utilice las entradas para visitantes para el personal: los visitantes no tienen acceso durante el horario reservado a los expositores.

Los coexpositores de pago reciben dos pases de expositor como parte de su paquete. El resto de acreditaciones de coexpositor se deducirán de la asignación del expositor principal. Cada coexpositor:

• Recibe su propio enlace de inicio de sesión para registrarse

• Pueden inscribir a su propio personal de stand

• Obtiene el perfil de la empresa en la página web del evento

• Aparece por separado en la aplicación Breakbulk

• Puede solicitar y concertar reuniones por su cuenta

Los administradores de los expositores pueden realizar reservas para su equipo

Cómo reservar sesiones de networking o talleres:

1. Ve a «Equipo» y haz doble clic en el nombre del miembro del equipo seleccionado.

2. Haga clic en «Abrir formulario de inscripción».

3. Ve pasando por las pestañas (Estado del ticket → Editar perfil → Foto de perfil) hasta llegar a la página de «Book Networking» o «Taller».

4. A continuación, selecciona los talleres o eventos de networking que desees y añádelos a tu cesta.

Para descargar una hoja de cálculo con todo el personal registrado:

• Ve a Equipo → Acciones → Exportar todo el personal

• También puedes enviar esta lista por correo electrónico a los miembros de tu equipo.

Cancelar una acreditación (pero mantener la asignación); válido únicamente para acreditaciones de expositores

1. Equipo → selecciona el miembro del personal que deseas dar de baja

2. Haz doble clic en su nombre → Abrir formulario de inscripción

3. Selecciona «Cancelar este ticket»

 La cancelación libera la acreditación, pero no reduce tu cupo.

• Poco antes de las fechas del evento, recibirás un correo electrónico por separado con tus códigos QR.

• No es necesario imprimirlo. Solo tienes que traer el código QR digital y escanearlo allí mismo (también puedes acceder a él a través de la aplicación Breakbulk).

• Los administradores pueden descargar de forma masiva todos los códigos QR de su personal en: Equipo → Acciones → Imprimir vales del personal

Se ofrece servicio de impresión in situ en:

• Estaciones de escaneo

• Mostrador de inscripción

• Tarjetas de visitante prepagadas: No transferibles ni reembolsables. Todas las ventas son definitivas. (Consulte los términos y condiciones del sitio web)

• Tarjetas de expositor: Solo para el personal del stand. Las tarjetas de expositor solo se pueden transferir si NO se han impreso ni utilizado en el recinto.

• Contratistas y constructores: no es necesario presentar acreditaciones; las pulseras se entregarán in situ con los datos del stand. (Excepto en Breakbulk Middle East, donde es necesario solicitar por adelantado y en línea el pase digital para contratistas y vehículos).

• Inscripción de anfitriones: Los anfitriones contratados externamente deben estar inscritos.

• Personal de recepción contratado por el recinto: recibirán tarjetas de identificación temporales para el personal de stand en la oficina del organizador.

La licencia permite a tu equipo escanear las tarjetas de identificación de los visitantes utilizando un teléfono móvil o cualquier dispositivo conectado a Internet.

Visit Connect te permite registrar clientes potenciales en tu dispositivo inteligente y acceder a ellos en tiempo real para realizar un seguimiento inmediato. También puedes:

• configurar preguntas personalizadas (a través de un portal web)

• crear notas de texto libre

• grabar notas de voz

• hacer fotos

Puedes solicitar tantas licencias de captura de clientes potenciales adicionales como necesites para tu stand. Las licencias de captura de clientes potenciales compartirán las preguntas personalizadas que hayas creado, y todos los clientes potenciales recopilados en tus dispositivos se centralizarán en Visit Connect.

Cómo realizar la compra:
Una vez que tu equipo se haya registrado, ve a la tienda de tu portal de registro para adquirir la licencia.

Tras la compra, recibirás automáticamente:

• Visita Connect – Código de acceso

• Visita Connect – Confirmación del pedido (incluye el enlace para iniciar el escáner)

Siga atentamente las instrucciones para abrir el enlace en el dispositivo móvil que utilizará para recopilar datos de clientes potenciales.

Asistencia técnica:
Si necesita ayuda para recuperar los datos de clientes potenciales, póngase en contacto con Visit by GES: [email protected]